Perancangan Sistem Manajemen Dokumen Berbasis Paperless Buku Syarat Kecakapan Umum Pramuka Siaga

Rafie Djajasoepena; Eko Sulistyo; Putri Yuni Lestari; Ery Eryanto; Muhammad Agni Catur Bhakti

doi:10.52005/restikom.v5i1.114

Rafie Djajasoepena Sampoerna University
Eko Sulistyo Sampoerna University
Putri Yuni Lestari Sampoerna University
Ery Eryanto Sampoerna University
Muhammad Agni Catur Bhakti Sampoerna University

DOI: https://doi.org/10.52005/restikom.v5i1.114

Keywords: Management, Document, Paperless, Pramuka, Siaga, SKU

Abstract

Buku Syarat Kecakapan Umum (SKU) digunakan adik-adik Pramuka Siaga dalam mendokumentasikan sejumlah pencapaian keahlian terkait Pramuka Indonesia. Tiap keahlian yang telah dicapai merupakan hasil uji dari Pembina maupun Pembantu Pembina yang kemudian memberi verifikasi dengan membubuhkan tanggal uji dan tandatangan. Buku SKU berukuran saku ini rentan untuk hilang dan rusak. Hal ini dapat merugikan adik-adik Pramuka Siaga baik perorangan maupun beregu yang tengah berupaya untuk naik tingkat ke Siaga, Mula, Tata, dan Bantu. Perlu diteliti dan dirancang sebuah sistem manajemen dokumen paperless yang tersentralisasi agar buku SKU dapat tetap merekam pencapaian keahlian adik-adik Pramuka Siaga dengan menghindari duplikasi dokumen. Sistem manajemen dokumen memfasilitasi Pembina untuk dapat memberikan persetujuan hasil uji di tiap butir keahlian, dan adik-adik juga dapat memonitor pencapaian mereka. Adik-adik Pramuka Siaga dapat menggunakan ponsel pintar dalam memantau progres pencapaian, dan Pembina juga dapat membubuhkan tandatangan elektronik melalui perangkat komputer seperti desktop maupun laptop. Kombinasi teknologi antara media penyimpanan berbasis awan tersinkronisasi Google Drive dan fitur tandatangan elektronik pada dokumen Portable Document Format (PDF) dapat memberi solusi pada permasalahan serta memberikan kemudahan di masa yang akan datang dengan tetap berpegang pada aturan yang telah ada selama ini.